« Avec ProDevis, nous avons optimisé notre organisation
et c’est toute la société qui a gagné en réactivité »

PVC SYSTEM, fabricant – installateur de menuiseries PVC, ALU et bois dans la région toulousaine, utilise ProDevis, le logiciel de chiffrage, facture et gestion commerciale Menuiserie Store Fermeture depuis septembre 2020. L’objectif : gagner du temps dans la création de devis et optimiser l’organisation de l’entreprise. Découvrez l’avis ProDevis de Pauline VICENTE, assistante commerciale.

La mise en place de ProDevis :

« Nous avions besoin de gagner en temps et en réactivité dans nos chiffrages »

La société PVC SYSTEM s’est équipée de ProDevis en septembre 2020. Comment réalisiez-vous vos devis avant ?

Les devis étaient réalisés par ma mère et moi qui nous occupons de la gestion administrative de la société. Nos deux commerciaux renseignaient les informations importantes sur le logement, les spécificités des menuiseries ou encore la pose. En rentrant à l’agence, ils nous remettaient le document papier et nous l’expliquaient. Ma mère et moi ressaisissions ensuite toutes ces informations dans notre logiciel de fabrication pour éditer le devis.

Quel était votre objectif en vous équipant de ProDevis ?

Gagner en réactivité ! Nous saisissions plus de 20 devis par semaine, tout en sachant que le devis devait être fait dans la journée pour l’envoyer au client sous deux ou trois jours maximums. Côté administratif, nous passions notre temps à faire des devis. Ajouté à cela, la gestion des appels entrants, l’accueil des clients et des fournisseurs, d’éventuels litiges de fabrication… Nous souhaitions que nos commerciaux puissent faire leurs devis rapidement, afin de nous décharger de cette tâche chronophage.

C’est l’un de nos fournisseurs qui nous a fait découvrir ProDevis, le logiciel lui avait simplifié la vie.
Au-delà de sa simplicité d’utilisation, c’est surtout la possibilité de synchroniser, de centraliser et de partager facilement les informations entre toutes les personnes de l’entreprise qui nous intéressait.

Les bénéfices de ProDevis :

« Grâce à la synchronisation des données de ProDevis, toutes les personnes de l’entreprise ont accès en direct aux informations du client »

Comment est-ce que ProDevis accompagne le travail de vos commerciaux ?

Nos deux commerciaux sont équipés de ProDevis et font leurs devis directement sur leur PC, en sortant du rendez-vous client, chez eux ou en rentrant à l’agence. Ils chiffrent instantanément et en quelques clics. Leur devis est édité en 20 minutes, alors que nous pouvions mettre 1h avant.

Et côté administratif, quels bénéfices en tirez-vous ?

Grâce à la synchronisation des données de ProDevis, nous accédons à toutes les informations du devis en direct. Nous n’avons plus qu’à le vérifier pour l’envoyer au client. C’est du travail en moins et un sacré gain de temps. Nous avons optimisé notre organisation et c’est toute la société qui a gagné en réactivité. Nous envoyons le devis au client sous un à trois jours maximums contre trois à cinq jours avant. Cela peut faire la différence dans la signature de la vente.

Ce temps gagné vous permet-il de vous consacrer à d’autres tâches administratives ?

En nous libérant du chiffrage, nous pouvons consacrer du temps à la gestion du planning, des métrés, des poses, de la fabrication ou encore aux relations avec nos fournisseurs. Avec ProDevis, nous pouvons faire des choses que nous ne pouvions pas faire avant ! La prochaine étape est de réaliser toute notre facturation sur ProDevis.

Vous êtes également équipés du module Pilotage d’activité de ProDevis ?

Le module ProDevis nous permet de suivre l’évolution de notre chiffre d’affaires, notre taux de conversion et de comparer les taux de transformation de nos deux commerciaux. Nous calculons également leurs commissions avec. Cela nous prenait 20 à 25 minutes de le faire à la main. Avec ProDevis, c’est instantané : nous choisissons les dates, un clic droit et nous avons la synthèse complète. C’est un gain de temps énorme !

En résumé

Pour terminer, s’il fallait résumer ProDevis en trois mots ?

Gain de temps, intuitif et service clients. Nos trois jours de formation ProDevis avec Frédéric Prieur ont été supers. Pour toute question, je contacte le Service Clients ELCIA et j’ai ma réponse tout de suite.

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