Regroupement de 9 magasins du secteur méditerranéen spécialisés en Menuiserie Extérieure et Intérieure, GROUPEMEN utilise depuis 2004 ProDevis pour gagner du temps dans le chiffrage et optimiser la gestion commerciale de ses boutiques. Mise en place, utilisation et bénéfices : pour tout savoir, rencontre avec Cédric LOPEZ et Yann COLIN, tous deux animateurs réseau du Groupe.

ProDevis au sein du Groupe GROUPEMEN

« Tous nos magasins sont équipés de ProDevis pour avoir un suivi intégral dans le logiciel et être certains que l’information circule bien dans l’entreprise. »

Le Groupe s’est équipé de ProDevis en 2004. Quel était votre objectif ? Comment chiffriez-vous avant ?

Cédric LOPEZ : « La première année d’activité du Groupe, nous n’avions pas de logiciel dédié. Nous travaillions avec des logiciels de gestion comme Excel. C’était encore le début, nous gérions de petits volumes, nous faisions des choses assez basiques, c’était donc gérable avec des tableurs. Mais il a rapidement fallu trouver une solution nous permettant de gérer l’intégralité de notre métier : devis, commande, facture. Nous avons donc cherché une solution qui soit fiable et pérenne. C’est comme ça que nous sommes passés sur ProDevis 2. »

Aujourd’hui vos neuf boutiques sont-elles équipées de ProDevis ?

Yann COLIN : « Oui, notre métier de base étant la Menuiserie Extérieure et Intérieure, tous nos magasins sont équipés de ProDevis. Il n’y a que l’activité cuisine (pour 3 d’entre eux) et un magasin historique qui a une activité de quincaillerie et fourniture de bois qui utilisent d’autres logiciels . Quand une nouvelle boutique rejoint notre Groupe, elle est directement équipée de ProDevis, si ce n’est pas déjà le cas, et formée à nos procédures internes pour exploiter au mieux le logiciel. Tous les niveaux hiérarchiques l’utilisent : secrétaire, métreur, les personnes aux commandes, au dépôt… Tous sont équipés pour avoir un suivi intégral dans le logiciel et être certains que l’information circule bien dans toute l’entreprise. Au total, cela représente 80 à 90 licences dans le Groupe. »

 

Les bénéfices de ProDevis au quotidien

« Avec ProDevis, 15 minutes suffisent pour chiffrer une villa à 15 000 euros. C’est un gain en temps et en facilité »

Comment ProDevis vous accompagne-t-il dans la partie chiffrage ?

ProDevis logiciel devis Menuiserie Groupemen Cédric LOPEZ : « Nos commerciaux sont maintenant rodés sur ProDevis. Pour chiffrer une villa à 15 000 euros, 15 minutes suffisent ! C’est un gain en temps et en facilité, parce qu’ils accèdent directement aux Bibliothèques de nos fabricants. Cette rapidité est importante car nous avons un secteur d’activité varié. ProDevis nous apporte également de la fiabilité. Nous avons besoin de pouvoir définir des prix par rapport aux marchés et qu’ensuite ils puissent être respectés par l’ensemble de nos équipes. Avec ProDevis, nous sommes certains de toujours fournir des devis justes. De plus, ProDevis permet de faire une relecture méthodique des lignes et des options fournisseurs. Nous sommes certains de ne rien oublier et même de penser à des choses auxquelles nous n’aurions pas pensé naturellement. »

En quoi ce gain de temps sur le chiffrage impacte-t ’il vos ventes ?

Yann COLIN : « La performance de ProDevis permet à nos commerciaux d’aller vite et donc de répondre à la demande importante du client, qui souhaite toujours une réponse rapide. C’est ce gain de temps qu’offre ProDevis qui peut se transformer en gain de chiffre d’affaires. Aujourd’hui, beaucoup de nos commerciaux ont un volume de chiffrage important, qui serait impossible sans un logiciel de chiffrage comme ProDevis. »

Cédric LOPEZ : « Nous essayons de fournir une réponse au client sous 48h pour être réactifs. Nous avons regardé les statistiques à la moitié du mois de septembre. En 15 jours, sur nos magasins qui font 10M€, nous avions chiffré près de 2 millions et demi de devis. Si l’on n’est pas équipé de ProDevis, c’est impossible. Notre politique et notre stratégie d’entreprise sont au cœur de l’augmentation de nos ventes et ProDevis est un outil pour agrémenter cela. »

ProDevis est un logiciel de chiffrage mais aussi un outil complet de gestion commerciale. Quel rôle occupe le logiciel dans la gestion globale de votre activité ?

Cédric LOPEZ : « Le chiffrage est le cœur de notre activité : c’est important d’avoir un bon logiciel de chiffrage ! Au-delà de ça, ProDevis nous permet aussi de gérer les points essentiels de notre métier : devis, commande, facture. Nous exploitons quasiment le maximum des capacités de ProDevis : nous gérons absolument tout, la facturation, les bons de livraison, les facturations partielles. Nous faisons tout ce qu’il est possible de faire, même les SAV. »

Si l’on se place du côté du client particulier final, quels sont les bénéfices de ProDevis pour lui ?

Cédric LOPEZ : « Un devis clair, précis avec le maximum de détails. C’est très important pour lui et c’est le gros avantage de ProDevis. Simplement avoir la hauteur-largeur, avec juste la couleur, cela n’est plus possible. Le client particulier a besoin qu’on lui indique le sens d’ouverture, les vitrages, le type d’appui, le type de pose, le type de tapé… Nous signons un contrat avec lui, nous devons donc lui remettre un devis très performant et très clair. Souvent, le client est déjà passé en magasin, il a vu ce qu’il allait acheter. Quand on lui remet son devis, il doit y retrouver tout le détail de ses options et de sa commande de manière très claire. »

Personnaliser ProDevis à sa manière de travailler

« Nous poussons nos idées de développement au maximum et ProDevis répond à nos attentes »

En plus d’être un utilisateur historique de ProDevis, vous avez également une utilisation bien particulière du logiciel…

Cédric LOPEZ : « Nous avons un profil un peu atypique dans la mesure où nous sommes très demandeurs en développement de fonctionnalités de ProDevis. Nous avons des demandes assez pointues. Nous poussons nos idées au maximum et ProDevis répond à nos attentes.

A ce propos, utilisez-vous les modules complémentaires de ProDevis ?

Cédric LOPEZ : « Tous ! Ou presque… Facturation avancée, planning, suivi clients, historique, communication. Les nouveaux magasins qui nous rejoignent n’ont pas forcément tous les modules tout de suite. Certains sont prioritaires, d’autres complémentaires selon les postes et les tâches.  Mais généralement, nous équipons nos magasins de tous les modules pour qu’il n’y ait pas de décalage. »

Yann COLIN : « D’ailleurs la récente évolution avec l’envoi de sms est très appréciée par nos équipes ! Nous avons beaucoup plus de réactivité par sms que par e-mail. Nous utilisons également l’analyse avec la connexion entre ProDevis et Power BI ! Grâce à cela, nous pouvons exploiter nos données ProDevis et les faire travailler. C’est vraiment notre seul outil métier. »

En tant qu’animateurs réseau du Groupe, quel usage particulier en faites-vous ?

Yann COLIN : « Chacun de nos magasins possède sa propre base ProDevis et nous avons travaillé à ce que tout le monde ait les mêmes paramètres. Cédric et moi nous y connectons pour suivre en ligne des indicateurs comme le nombre de devis réalisés, les chiffrages, chez quel fournisseur ont-ils le plus chiffré… Cette uniformité est essentielle : c’est elle qui nous permet de contrôler rapidement si nos magasins respectent la politique commerciale. A notre niveau, ProDevis nous permet d’avoir une visibilité et contrôler l’activité commerciale de nos boutiques. »

Cédric LOPEZ : « Sans trop rentrer dans le détail, avec ProDevis, nous avons mis en place un système de contrôle à distance de nos magasins qui fonctionne vraiment bien ! »

 

Le rôle du Service Clients ELCIA

« Une aide indispensable pour avoir des solutions à nos demandes car l’informatique n’est pas notre cœur de métier »

Quel regard portez-vous sur le Service Technique ELCIA ?

Cédric LOPEZ : « Nous en sommes très satisfaits. Nous avons toujours quelqu’un au bout du fil pour répondre à nos demandes et nous apporter des solutions. Avec les années, nous arrivons à faire énormément de choses sur ProDevis. Nous essayons de résoudre une grande partie des problèmes de nos équipes. Mais il y a des moments où l’on a besoin d’une assistance. Cette aide est indispensable car nous ne sommes pas informaticiens. »

Parmi les Services ELCIA, il y a également la formation ProDevis. Comment l’utilisez-vous ?

Formation ProDevis logiciel devis menuiserie store fermeture Cédric LOPEZ : « Nous faisons appel à la formation quand on veut mettre en place de nouveaux éléments. Quand on a besoin de modifier notre façon de fonctionner sur ProDevis, la formation nous sert à débloquer certains points clés qui nous permettront de passer sur un nouveau système. Cela peut s’apparenter à de la formation de développement. Et c’est cela qui nous plaît depuis toujours chez ELCIA : de pouvoir personnaliser ProDevis à notre façon de fonctionner grâce aux formations et à des formateurs comme Sébastien THENAULT, très technique, qui répondent à nos demandes spécifiques. Un logiciel métier qui est bridé et qui ne fonctionne que selon la méthode de l’éditeur ne nous intéresse pas. On peut vraiment personnaliser ProDevis à notre façon et c’est très avantageux. »

Yann COLIN : « Nous organisons également des formations pour nos collaborateurs en cas de changements importants du logiciel. Lors de notre passage à ProDevis 8, nous avons organisé des sessions de formation dans tous nos magasins afin de profiter de toutes les nouvelles fonctionnalités. Les formations permettent d’effectuer une grosse remise à jour de nos connaissances. »

 

En résumé

Pour finir, s’il fallait résumer ProDevis en 3 mots ?

Cédric LOPEZ : « Rapidité, fiabilité car nous sommes toujours justes sur les tarifs et partenaire, car nous pouvons personnaliser ProDevis à notre manière. ELCIA répond à nos demandes et nos attentes en nous aidant à développer le logiciel dans notre sens. »

Yann COLIN : « GROUPEMEN a évolué avec ProDevis : nous avons mis des choses en place, le fait de travailler beaucoup dessus nous a aussi inspiré de nouveaux développements. Le choix de ProDevis a été fait il y a 16 ans et nous avons créé un vrai partenariat avec ELCIA qui a toujours été à notre écoute. Nous avons suivi toutes les évolutions de ProDevis, nous avons connu toutes les versions. C’est une histoire que nous avons écrite ensemble avec ELCIA.

 

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A propos de GROUPEMEN
Cédric LOPEZ : « Le Groupe a été créé en 2003 et rassemble aujourd’hui neuf magasins situés sur le secteur Sud, côté méditerranéen, entre Marseille et Perpignan, jusqu’à Castres et Albi. Nous touchons tous les domaines de la Menuiserie, jusqu’à l’ébénisterie avec l’escalier, et nous avons plusieurs secteurs d’activité : rénovation, petites villas neuves, villas plus importantes, immeubles, appels d’offre. Nous réalisons 45 M€ de chiffre d’affaires sur nos neufs points de vente qui représentent plus de 100 salariés. Du côté de nos boutiques, c’est assez disparate. Certaines réalisent 1,5 M€ avec deux salariés, alors que d’autres ont 30 salariés et réalisent 10M€. Cela dépend des secteurs, des boutiques, de l’historique. Notre Groupe est en forte progression, avec deux nouvelles boutiques ; une à Aix-en-Provence ouverte en Novembre 2020 et l’autre à Avignon que nous inaugurerons en Mars 2021. »

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