Fabricant – installateur de vérandas, fenêtres, portails, volets et Aluminier agréé Technal, la société AVI est équipée de ProDevis, logiciel de devis Menuiserie Store Fermeture depuis 2010. Mise en place, utilisation quotidienne, bénéfices dans le chiffrage et la gestion d’entreprise : retour d’expérience avec le gérant Romain CRESPO.

Le chiffrage avec ProDevis :
« Avec ProDevis, réaliser un devis ne prend généralement que 10 minutes contre 1h avant »

La société AVI s’est équipée de ProDevis en 2010. Quel était votre objectif ? Comment chiffriez-vous avant ?

Avant ProDevis, tout était fait à la main, du traitement de texte jusqu’au calcul du prix. Nous faisions notre devis à la main sur un document que nous remettions à la secrétaire qui le retapait pour que nous puissions le vérifier et l’envoyer par courrier au client. En moyenne, il fallait minimum 1h pour faire un devis. Tout en sachant que la facturation était aussi faite manuellement. Avec ces pertes de temps, nous n’arrivions pas à répondre à toutes les demandes de nos clients : nous avions besoin de gagner du temps dans le chiffrage ! D’autant plus qu’avec le départ à la retraite de mon père, nous perdions une personne sur la partie commerciale. Cela a renforcé notre décision de nous équiper d’un logiciel qui nous permette de gagner du temps.

Nous avons rencontré ELCIA sur le salon Equipbaie. Je pense que j’ai été le premier agrée Technal à m’équiper de ProDevis. J’ai même été le représentant ProDevis au sein du Réseau. J’ai fait plusieurs interventions lors des conventions Technal, où j’expliquais mon utilisation de ProDevis et faisais des démos devant tous les Aluminiers de France.

ProDevis devis Sécuristes de France Quels bénéfices vous apporte ProDevis dans votre chiffrage ?

Un sacré gain de temps ! Avec ProDevis, réaliser un devis ne prend généralement que 10 minutes contre 1h avant. Sur un chiffrage fenêtres PVC avec volets roulants, le temps que celui qui n’a pas ProDevis fasse un devis, celui qui a ProDevis en aura fait 10 !

ProDevis, c’est aussi la garantie d’avoir des prix fiables et sans erreurs. Et tant que gérant, c’est très important ! Avant, nous recevions les augmentations de tarifs directement des fournisseurs, avec parfois des erreurs. Aujourd’hui, avec la mise à jour automatique des Bibliothèques de tarifs dans ProDevis, nous sommes certains de toujours avoir le bon prix.

Ce gain de temps dans le chiffrage vous a-t-il permis d’être plus réactif face aux demandes de vos clients ?

C’est notre philosophie et j’insiste auprès de mes équipes commerciales : le client doit avoir son devis dans les 24h. Nous nous donnons les moyens de répondre vite et ProDevis est le meilleur outil pour ça. Il y a un problème si un professionnel équipé de ProDevis ne répond pas dans les 24h. Durant certains rendez-vous à quelques kilomètres de chez nous, quand le client nous reçoit dans son jardin, le temps qu’il rentre chez lui, il a déjà son devis dans sa boîte mail.

ProDevis, c’est aussi la possibilité de chiffrer sur place, d’avoir un prix en direct et d’imprimer le devis tout de suite. Nous organisons quatre jours de portes ouvertes deux fois par an, qui représentent 40% de notre CA. Les clients viennent avec leur projet, s’assoient à mon bureau, et je fais mon devis en direct avec eux. C’est mon quotidien d’avoir des clients qui entrent dans mon showroom et qui repartent avec leur devis.

Cette réactivité a-t-elle un impact sur vos ventes ?

Avec ProDevis vous développez automatiquement vos ventes. J’ai plein de clients qui reviennent me voir pour signer la vente parce qu’ils ont reçu le devis rapidement. C’est très perceptible : à chaque fois que le devis est envoyé dans les 24h, les taux de réussite sont plus intéressants. Et d’autant plus que quand vous gagnez du temps, vous pouvez vous consacrer à d’autres choses : prospection, visites clients après un chantier, gérer les réseaux sociaux, alimenter le site internet…

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La gestion d’entreprise avec ProDevis :
« Grâce à la gestion de plannings de ProDevis, en un clin d’œil, je vois exactement où en est le dossier du client »

Au-delà du chiffrage, ProDevis est aussi un logiciel complet de gestion d’entreprise. Quelle utilisation en avez-vous au sein de votre société ?

Nous gérons énormément de choses avec ProDevis. Tous nos dossiers y sont, avec une base de près de 8 000 clients enregistrés. Depuis 5 ou 6 ans, nous gérons aussi notre facturation avec ProDevis. Nous ne pouvons plus nous en passer.

Tout le monde est équipé, de la secrétaire à la comptable, en passant par le chargé d’affaires. A chaque étape du projet, de la prise de rendez-vous jusqu’à la facturation, chacun intervient dans ProDevis pour y renseigner ses informations. Ainsi, tout le monde dans la société accède aux données clients importantes. Lorsqu’un commercial transforme un devis en commande, il renseigne la date de commande, la date de prise de mesures et la date de pose dans ProDevis. Toutes les semaines, notre secrétaire passe en revue les dates prévues et appelle nos clients pour fixer le rendez-vous.

Planning ProDevis logiciel chiffrage devis Menuiserie Store Fermeture Une meilleure circulation de l’information dans la société pour une meilleure organisation ?

Avant ProDevis, nous avions clairement la tête sous l’eau. Nous n’étions pas capables d’annoncer des délais précis à nos clients. Nous annoncions parfois 4 à 6 semaines de délai, alors qu’en réalité, il y avait 6 mois de travail. Nous avons remis à plat toute notre organisation et ProDevis a contribué à nous remettre à niveau avec notamment la gestion des plannings. Nous avons pu nous réorganiser tout en gardant le même effectif. Cela nous a changé la vie.

Aujourd’hui, grâce à la gestion de plannings, je vois exactement où en est le dossier du client. Quand est-ce que la prise de mesures et la pose sont prévues, la date de commande de l’Alu, des vitrages, des portes, la date de livraison, les accusés de réception… En un clic d’œil, je sais tout !

Passez-vous vos commandes à vos fournisseurs via ProDevis ?

Avant nous envoyions notre bon de commande papier par fax. Là aussi, c’était une perte de temps. Aujourd’hui, la majorité de nos fournisseurs sont référencés dans ProDevis : nous pouvons donc leur passer commande directement depuis le logiciel. Nous avons juste à transformer le devis du commercial en commande. L’adresse e-mail du fournisseur est déjà enregistrée, le passage de commande se fait en un clic.

Pour résumer

Pour finir, s’il fallait décrire ProDevis en 3 mots ?

Une meilleure organisation, plus de rapidité et plus grande performance grâce à une coordination avec tous les employés de la société.

Pour en savoir plus sur ProDevis : www.elcia.com/prodevis

 

Qui est AVI ?
« La société a été créée en 1 983 par mes parents. Nous avons deux agences : l’une à Asnières-sur-Oise (95) et l’autre à Chantilly (60). Nous sommes une entreprise familiale de 16 personnes. Nous sommes fabricant-installateur de menuiseries Aluminier agréé Technal. Notre premier métier est la véranda, et nous nous sommes diversifiés avec les années : fenêtres, baies coulissantes, pergolas, portail, fermeture de l’habitat, garde-corps… Nous travaillons essentiellement avec le particulier, de 40 à 50 kilomètres autour de notre siège. »
Pour en savoir plus : http://www.avi.fr/
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