Mise en place et bénéfices de l’EDI Diapason :
retour d’expérience de BIASON FENETRES

BIASON FENETRES imprimait chaque commande client reçue par fax et e-mail. Résultat : perte de temps, risque d’erreurs et des délais d’envoi d’ARC qui s’allongeaient en même temps que la satisfaction clients diminuait. La solution ? Dématérialiser ses commandes en mettant en place l’EDI entre Diapason et les solutions de chiffrage ProDevis, ProDevis START et MyPricer. Hugo Van den Eede, Directeur commercial, confie son retour d’expérience.

L’avant EDI Diapason : problématiques et enjeux

Nous perdions un temps considérable, sans oublier le risque d’erreurs

Comment traitiez-vous vos commandes avant de mettre en place l’EDI Diapason ?

Nous recevions les commandes de nos clients principalement par fax ou e-mail. Chaque commande était imprimée et classée dans des dossiers de couleur selon le jour de réception, puis ressaisie à la main dans notre ERP spécialisé Menuiserie Diapason. Nous perdions un temps considérable, sans oublier le risque d’erreurs auquel nous nous exposions. Cette organisation était chronophage et ne nous permettait pas de mesurer la charge de travail.

Nos délais d’ARC pouvaient s’allonger au point que nous avions du mal à annoncer des délais précis. Nous avons même été contraints d’allouer une ressource supplémentaire pour fournir de l’information « d’attente » à nos clients. Nous savions que nous pouvions faire mieux pour la satisfaction de nos clients.

Vous avez donc décidé de dématérialiser vos commandes ?

Oui, le déploiement de l’EDI pour des commandes 0 papier a été un projet longuement mûri. En 2013, nous avions tenté un premier lancement. Cela s’est soldé par un échec à cause de dysfonctionnements techniques de l’outil et un manque d’adhésion total en interne.

Nous avons relancé le projet quelques années plus tard suite à la mise en place de Diapason. Avec cette fois-ci, un point crucial dans notre cahier des charges : travailler avec un seul et même éditeur afin de simplifier la mise en place. Nous travaillons avec Diapason depuis des années et nos clients sont principalement équipés du logiciel de devis ProDevis. Nous avons naturellement choisi le Groupe ELCIA pour nous accompagner dans notre projet.

La mise en place de l’EDI Diapason pour des commandes dématérialisées

Nous étions en contact avec un interlocuteur ELCIA et ISIA. Cela a grandement facilité la mise en place de notre projet

Justement, comment s’est déroulée la mise en place de votre projet ?

La mise en place de l’EDI s’est déroulée en 3 étapes :

• De mai 2018 à juin 2020, nous avons travaillé sur la compatibilité de nos tarifs avec l’EDI. Nous avons entièrement revu la structure de nos Bibliothèques avant de procéder à de nombreux tests afin de s’assurer de leur fiabilité.
• En janvier 2021, l’EDI a été déployé en interne. Nos collaborateurs chiffraient avec nos nouvelles Bibliothèques afin de remonter les bugs et incohérences qu’ils pouvaient rencontrer.
• Début 2022, nous avons déployé l’EDI en externe. Dans un premier temps, avec des clients pilotes sur ProDevis et sur l’ensemble des clients ProDevis START. Dans un second temps, au mois de mars, face à la réussite du projet, nous avons ouvert la commande dématérialisée à l’ensemble de nos clients.

Quels ont été les acteurs de ce projet ?

En interne, nous avons nommé un responsable de projet opérationnel. Son rôle a été de veiller au bon déroulement du projet dans sa globalité. Nous nous sommes également appuyés sur une ATC (assistante technico-commerciale) volontaire pour tester l’EDI pendant plusieurs mois. Elle a fait preuve de beaucoup de résilience, une qualité indispensable pour mener à bien cette mission. Le support de notre Service Informatique a également été primordial.

Nous étions aussi en contact avec un interlocuteur technique ELCIA pour la refonte de nos Bibliothèques (afin qu’elles soient « EDI compatibles ») et un interlocuteur ISIA pour la codification de l’EDI avec Diapason. Ces deux interlocuteurs se connaissent, échangent régulièrement et ont une logique « Groupe ELCIA ». C’est un avantage qui a grandement facilité la mise en place de l’EDI.

En parallèle, nous avons mis en place des réunions de suivi de projet pilotées par le responsable de projet opérationnel. Des réunions quotidiennes de 15 minutes pour mieux comprendre les freins et des réunions hebdomadaires pour prioriser les améliorations. Pour structurer ce suivi, chaque problématique rencontrée a fait l’objet d’une DSI (Demande Service Informatique). Nous avons également organisé des séances de re-mobilisation des équipes, afin de maintenir et de booster l’adhésion de chacun à l’EDI.

Les bénéfices de l’EDI entre Diapason et ProDevis, ProDevis START et MyPricer

Nos saisisseurs passent moins de temps sur des tâches chronophages : ils peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et gagnent en responsabilité

Voilà plusieurs mois que vous avez mis en place l’EDI pour dématérialiser vos commandes. Quels sont les bénéfices pour vos clients ?

Dès que nos clients ont compris qu’ils recevaient leur ARC beaucoup plus rapidement en passant commande avec l’EDI, ils l’ont adopté instantanément ! Quant au fonctionnement, cela ne change pas grand-chose pour eux. Il leur suffit de quelques clics dans ProDevis, ProDevis START et MyPricer pour envoyer leurs commandes. Ils reçoivent un e-mail de confirmation dans la foulée, puis l’ARC.

Et en interne, du côté de vos équipes ?

Le passage de commandes en EDI a diminué de manière drastique notre nombre d’impressions papier. Il est devenu quasi nul. Au-delà de l’impact écologique, cela a eu un effet positif sur notre organisation interne : nous avons gagné en productivité et en fiabilité ! Nos saisisseurs passent moins de temps sur des tâches chronophages comme les allers-retours téléphoniques avec nos clients quand des données indispensables à la fabrication manquent par exemple. Désormais, ils peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le conseil et les commandes hors définition tarifaire. Le travail devient plus gratifiant. Nous avons mis en place des formations en interne pour accompagner cette évolution de poste !

Pour terminer, quels sont vos conseils pour que la mise en place de l’EDI Diapason soit un succès ?

J’ai quatre conseils à donner :

• Allouer les ressources humaines et matérielles nécessaires et ne surtout pas les sous-évaluer. La clé : nommer un sponsor qui va porter le projet en interne et œuvrer pour que l’adoption de l’EDI soit l’affaire de tous !
• Adopter un suivi de projet régulier avec des réunions d’échange pour suivre et traiter les problématiques rencontrées
• Déployer progressivement l’EDI. Faire d’abord appel à un client pilote volontaire pour ensuite déployer l’EDI à l’ensemble de ses clients
• Faire appel à un éditeur expert de notre métier. Le fait d’être accompagné par le Groupe ELCIA, qui commercialise à la fois ProDevis (la solution de chiffrage la plus utilisée du marché) ainsi que notre ERP Diapason a grandement participé au succès de ce projet. Nous n’avions pas affaire à deux prestataires différents, mais bel et bien à un Groupe qui a su comprendre et répondre à nos problématiques.

Pour aller plus loin :

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